Satış sözleşmesi, hizmet teklifi, kira ek protokolü ya da bir bilgilendirme formu… Karşı tarafın onayını almak için çoğu zaman belgeyi yazdırmak, imzalatmak, taratmak ve dosyalamak gerekir. SMS ile sözleşme onayı bu süreci telefona taşır: karşı taraf metni kendi telefonunda okur, kendisine gelen tek kullanımlık kodla onay verir ve her adım kayda geçer.
Bu rehberde SMS ile onayın adım adım nasıl işlediğini, her adımda nelerin kayıt altına alındığını ve süreci sağlam kurmak için nelere dikkat etmeniz gerektiğini anlatıyoruz.
SMS ile sözleşme onayı nedir?
SMS ile sözleşme onayı, sözleşme metninin karşı tarafa kısa mesajla gönderilen bir bağlantı üzerinden sunulduğu ve onayın, kişinin telefonuna gelen tek kullanımlık bir kodla verildiği yöntemdir. Kodun yalnızca o telefona gitmesi, onayı veren kişiyle telefon numarası arasında bağ kurar. Onay anı, kullanılan cihaz ve onaylanan metnin kendisi kayda geçer.
Yöntem özellikle çok sayıda müşteriyle düzenli sözleşme yapan, karşı tarafla yüz yüze görüşme imkânı her zaman bulunmayan ya da süreci hızlandırmak isteyen işletmeler için uygundur.
Hangi belgeler için kullanılır?
SMS ile onay, karşı tarafın metni okuyup açıkça kabul etmesinin beklendiği pek çok belgede kullanılabilir:
- Hizmet ve abonelik sözleşmeleri, fiyat teklifleri ve sipariş onayları,
- Kira, servis ve bakım sözleşmelerine eklenen protokoller,
- Bilgilendirme formları, taahhütnameler ve teslim tutanakları,
- Bayi, tedarikçi ve iş ortaklarıyla yapılan dönemsel anlaşmalar.
Ortak nokta, metnin önceden hazırlanması ve karşı tarafın kendi telefonundan onay verebilmesidir.
Adım adım SMS ile sözleşme onayı
1. Sözleşmeyi hazırlayın
Önce metni son haline getirin. Taraf bilgileri, tutarlar, tarihler ve koşullar eksiksiz olsun. Sık kullandığınız metinleri şablon olarak tutmak hem zaman kazandırır hem de her sözleşmede aynı maddelerin yer almasını sağlar.
- Karşı tarafın adını, soyadını ya da unvanını doğru yazın.
- Ekleri (fiyat listesi, teknik şartname, görsel) sözleşmeyle birlikte ekleyin.
- Metni göndermeden önce bir kez daha okuyun; gönderilen metin onaylanan metin olacaktır.
2. Karşı tarafa SMS ile bağlantı gönderin
Sözleşme hazır olduğunda sistem karşı tarafın telefon numarasına kısa bir mesaj gönderir. Mesajda gönderenin adı ve sözleşmeyi açacak kişiye özel bir bağlantı bulunur. Mesajın kurumsal bir SMS başlığıyla gitmesi, alıcının mesajın kimden geldiğini hemen tanımasını sağlar.
3. Karşı taraf metni telefonunda okur
Alıcı bağlantıya dokunduğunda sözleşme telefonunun tarayıcısında açılır; kişi metni ve ekleri doğrudan, tek dokunuşla inceler. Belgenin ne zaman açıldığı ve hangi cihazdan görüntülendiği bu aşamada kaydedilir. Böylece onaydan önce metnin gerçekten görüntülendiğini de görürsünüz.
4. Tek kullanımlık kodla onay ya da red
Metni okuyan kişi onay vermek istediğinde telefonuna tek kullanımlık bir doğrulama kodu gelir. Kodu ekrana girdiğinde onay tamamlanır. Kişi isterse sözleşmeyi reddedebilir; red de aynı şekilde kayda geçer ve size bildirilir. Bu sayede her sözleşmenin durumu bellidir: bekliyor, onaylandı ya da reddedildi.
5. Kayıtları ve PDF'i saklayın
Onaydan sonra sözleşme, onay bilgileriyle birlikte PDF olarak arşivlenir. İyi kurulmuş bir sistemde bu aşamada şunlar bir arada tutulur:
- Onaylanan metnin kendisi ve ekleri,
- Onay tarihi ve saati,
- Onayın verildiği IP adresi ve cihaz/tarayıcı bilgisi,
- Kodun gönderildiği telefon numarası ve doğrulama sonucu,
- Belgenin dijital parmak izi ve zaman damgası,
- Belgenin aslını kontrol etmeye yarayan QR kod.
Bu kayıtların her birinin ne işe yaradığını dijital sözleşme onayında tutulan kayıtlar rehberinde ayrıntılı anlattık.
Nelere dikkat etmelisiniz?
Doğru telefon numarası
SMS ile onayın temeli, kodun doğru kişinin telefonuna gitmesidir. Numarayı karşı taraftan yazılı olarak alın, mümkünse müşteri kaydını oluştururken numarayı kişiye bir kez doğrulatın. Kurumsal müşterilerde sözleşmeyi onaylamaya yetkili kişinin numarasını kullanın.
Kodun süresi ve tek kullanımlık olması
Doğrulama kodu kısa bir süre için ve yalnız bir kez kullanılabilmelidir. Süresi dolan kodun yerine yeni kod istenebilmesi, kişinin metni acele etmeden okumasına imkân tanır. Mesajda kodun ne için gönderildiği açıkça yazılmalı; bu, kişinin neyi onayladığını bilmesine yardımcı olur.
Metnin sabit kalması
Gönderilen metin ile onaylanan metin aynı olmalıdır. Metinde değişiklik yapmak istediğinizde güncel sürümü yeni bir gönderim olarak paylaşın; böylece her onay tek ve belirli bir metne bağlanır. Belgenin dijital parmak izinin onay anında kaydedilmesi, metnin sonradan değişip değişmediğinin tespit edilmesini sağlar.
Kişi bilgisinin tutarlılığı
Sözleşmede yazan ad, unvan ve telefon numarası birbiriyle tutarlı olsun. Karşı tarafın bilgilerini sözleşme oluşturulduğu anda sözleşmeyle birlikte saklamak, kişi kaydı ileride güncellense bile onay anındaki bilgileri korur.
Şekil şartı olan işlemler
SMS ile onay; kimin, ne zaman, hangi metni onayladığını kayıt altına alır ve bu kayıtlar gerektiğinde diğer belgelerle birlikte değerlendirilebilir. Kanunen belirli bir şekle bağlı işlemlerde (noter onayı, güvenli elektronik imza gibi) ilgili usullerin ayrıca izlenmesi gerekir.
Sözleşme360 ile SMS onayı
Sözleşme360 bu adımların tamamını tek panelde toplar: şablondan sözleşme hazırlar, kurumsal SMS sağlayıcınızın hesabı ve kendi SMS başlığınızla bağlantıyı gönderir, karşı tarafın tek kullanımlık kodla onayını alır ve onaylanan belgeyi zaman damgalı, QR doğrulamalı PDF olarak arşivler. Sistem firmanızın kendi sunucusunda çalışır; sözleşmeler ve onay kayıtları sizin altyapınızda kalır.